Cliquez sur les rubriques du sommaire et sur les étapes du chemin ex:"Sommaire > Généralités > Visite guidée > Dossiers" pour naviguer.

Bonjour,

 

Vous venez d'installer Santia, c'est une version complète et libre d'utilisation.

La base contient des données d'exemple que vous pourrez supprimer.

 

Jetez un oeil sur la Présentation et la Visite guidée ci-après.

 

Pour l'installation, le paramétrage et la maintenance du logiciel, reportez-vous à la rubrique " Mise en place, maintenance ".

Pour une description détaillée des écrans, reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans ".

Que faut-il pour installer Santia ?

 

Santia fonctionne sous Windows 95, 98, NT, 2000, Millenium et XP.

La version de démonstration s'installe automatiquement, en quelques secondes. Elle ne requiert rien de plus.

La version de travail nécessite d'installer en plus MySQL Server. Voir la rubrique " Mise en place, maintenance > Installation " pour suivre la procédure d'installation.

 

Quelle base de données utilise Santia ?

 

En version de travail, Santia fonctionne avec une base MySQL. MySQL est une base de données robuste, libre de droits et très répandue.

 

Quel est l'emplacement par défaut de Santia ?

 

Santia est situé par défaut dans le dossier C:\Program Files\Santia.

 

Santia fonctionne-t-il en réseau ? Que penser du wifi ?

 

Oui, voir la rubrique " Mise en place, maintenance > Installation " afin de mettre en place Santia en réseau.

Le réseau wifi est déconseillé pour l'utilisation de Santia, à cause de son débit lent et irrégulier. Nous recommandons un réseau câblé.

 

Est-il possible d'exporter les données, via e-mail par exemple ?

 

Oui, Santia génère un fichier de données compact prévu à cet effet.

 

Comment le logiciel protège-t-il la confidentialité des données ?

 

Des droits d'accès aux écrans sont définis pour chaque utilisateur. La base de données peut être protégée par un mot de passe supplémentaire.

 

Puis-je utiliser Santia gratuitement, quelque soit le nombre d'utilisateurs et de sites ?

 

Oui, Santia est libre d'utilisation.

 

Puis-je disposer des sources du logiciel et le modifier ?

 

Nous contacter pour cela.

 

Quelle est la version actuelle de Santia ?

 

La version actuelle est 1.5.

 

Qu'en est-il de la maintenance et de l'évolution du logiciel ?

 

Santia est utilisé sur plusieurs sites en Afrique : CTA de la Croix-Rouge française et centres associatifs de prise en charge.

Le développement et la maintenance sont effectués par Emmanuel Schaer, voir la rubrique " Nous contacter ".

Le logiciel évolue gratuitement à la demande des utilisateurs.

Santia est un projet de solidarité non lucratif.

Le logiciel nécessite

 

Windows 95, 98, NT, 2000, Millenium ou XP pro ou familial

Les fichiers Santia.exe, Santia.inf et LibMySQL.dll téléchargeables sur le site www.santia.org

Le protocole réseau TCP/IP (sur chaque poste et le serveur)

Le plus souvent, il est déjà installé dans Windows. Reportez-vous à la rubrique " Annexes > Protocole réseau TCP/IP " pour vérifier si ce protocole est installé sur votre poste et savoir comment l'installer dans le cas contraire.

Le fichier d'installation du serveur MySQL mysql-essential-4.1.11-win32.msi, téléchargeable sur le site www.mysql.com (16 Mo). Reportez-vous à la rubrique " Mise en place, maintenance > Installation " pour plus de détail.

Sur le site www.santia.org, vous trouvez :

 

Le fichier d'installation de Santia, avec les dernières mises à jour du logiciel et de la documentation

Le support technique

Le support de formation

L'inscription à la liste de diffusion pour être informé des nouveautés par email

 

Pour toute autre information, contactez

 

Emmanuel Schaer

schaer@santia.org

+33 (0)6 74 97 79 12

33 rue au Maire

75003 Paris

France

 

L'éditeur est désigné dans la rubrique " Généralités > Nous contacter ".

 

L'installation et l'utilisation de Santia entraînent l'acceptation du contrat de licence qui figure dans la rubrique " Annexes > Contrat de licence ".

Santia est un logiciel dédié aux centres de prise en charge globale du VIH/sida.

 

Il gère le dossier des patients

 

Dossier médical

PTME

Suivi psycho-social

Suivi d'observance

 

Les services du centre

 

Accueil et planning

Consultations

Laboratoire

Pharmacie

Délivrance

Dépistage

OEV

Activités communautaires

 

Et propose des états d'analyse.

 

Ce logiciel est libre d'utilisation.

Multi-sites avec analyse globale

 

Version anglaise

 

Droits d'accès en fonction des écrans

 

Planning des rendez-vous sur 12 mois

 

Consultations psycho-sociales

 

Consultations d'observance

 

PTME, suivi des enfants

 

Synthèse du dossier médical

 

Rapport d'activité

 

OEV, activités communautaires

Des services reliés entre eux

 

Ex: Les rendez-vous fixés par les médecins s'affichent sur le planning de l'accueil, les résultats saisis par le laboratoire renseignent le dossier médical, etc.

 

 

Une interface ergonomique

 

Utilisation d'onglets pour un accès rapide aux informations, nombreuses listes paramétrables.

 

 

Une application robuste

 

Base de données SQL, testée en charge avec 20 utilisateurs sur des sites soumis à des coupures de réseau fréquentes.

 

 

Des adaptations personnalisées

 

Fonctionnalités supplémentaires réalisables sur demande d'un centre utilisateur.

Juillet 2006 : Version 1.5 (dépistage, OEV, activités communautaires)

Avril 2006 : Version 1.4, réalisation du support de formation, formation plateforme ELSA à Ouagadougou

Janvier 2006 : Mise à jour du manuel utilisateur (en français, version anglaise à venir)

Base de données Microsoft Access ou Microsoft Excel

 

Il est possible de gérer les dossiers des patients avec Microsoft Access ou le stock de pharmacie avec Microsoft Excel, par exemple. Mais dans la pratique, cette solution a ses limites:

Le temps nécessaire pour réaliser la base Access ou la feuille Excel peut être important

Le suivi de la maintenance peut poser problème. Par exemple, la personne qui a paramétré les feuilles ou les formulaires n'est plus disponible pour les modifier

Les erreurs ou les défauts de conception risquent de persister si l'application n'est utilisée que dans un seul centre

Certaines requêtes peuvent être difficiles à réaliser. Si la structure de la base de données est inadaptée, ces requêtes peuvent ne pas être réalisables.

 

Logiciel Esope

 

Conçu par ESTHER et réalisé par Epiconcept, Esope est un logiciel gratuit qui gère le dossier médical, permet d'éditer des états pour le suivi de la file active et de regrouper les données de plusieurs centres.

Il est téléchargeable sur le site http://www.epiconcept.fr/esope/.

La liste des fonctionnalités figure sur la page http://www.epiconcept.fr/esope/html/fonctionnalites.html.

Esope :

Collecte des données en différé

Gestion du dossier médical dans un contexte hospitalier (ex : pas de gestion de la pharmacie)

Santia :

Saisie et exploitation des données en temps réel par les utilisateurs

Gestion d'un centre de prise en charge globale (pharmacie, laboratoire, psycho-social, activités communautaires, dépistage, OEV...)

Fonctionnement en réseau, avec base de données SQL

Fin 2004, Santia a été créé pour les centres de la Croix-Rouge Française (CTA).

 

A août 2006, 5 centres utilisent Santia : CTA de Brazzaville et Pointe-Noire (Congo), Nouakchott (Mauritanie), Bangui (Centrafrique), centre de prise en charge associatif à Ouagadougou (Burkina Faso).

Base de données

 

Santia utilise une base de données MySQL.

La structure de la base de données est détaillée dans la rubrique " Annexes > Structure de la base de données ".

 

Logiciel

 

Santia a été développé avec Delphi de Borland Inprise.

 

La notion centrale est le dossier des patients.

 

Le dossier comporte 5 parties :

La fiche de renseignements (nom, prénom...)

Le psycho-social (situation sociale, suivi psycho-social)

Le médical (antécédents, suivi médical, prescriptions, examens de laboratoire)

La PTME (grossesse, accouchement, suivi des enfants)

L'observance (suivi)

 

Chaque dossier est référencé par un numéro.

L'accès à chaque partie est contrôlée par la gestion des droits d'accès.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Dossiers " pour voir le détail du fonctionnement de cet écran.

 

L'accueil gère les entrées au centre.

 

Cet écran présente la liste des patients attendus ce jour (rendez-vous fixés lors des consultations) et permet la saisie des arrivées (attendues ou non, ayant un dossier au centre ou externe).

 

Lorsque le patient vient pour un examen, le laboratoire en est informé.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Accueil " pour voir le détail du fonctionnement de cet écran.

 

Le laboratoire saisit les résultats des examens (sérologie, biochimie, NFS, CD4, PCR, urine, goutte épaisse, prélèvement vaginal et liquide céphalo-rachidien).

 

Les résultats s'affichent dans le dossier médical du patient.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Laboratoire " pour voir le détail du fonctionnement de cet écran.

 

La pharmacie gère le stock de produits (médicaments courants, ARV, consommables, laboratoire).

 

Il est possible de gérer un stock de délivrance distinct du stock général.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Pharmacie " pour voir le détail du fonctionnement de cet écran.

 

La délivrance saisit les médicaments délivrés au patient, selon les prescriptions des consultations médicales.

 

Les médicaments sont décomptés du stock de pharmacie.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Délivrance " pour voir le détail du fonctionnement de cet écran.

 

L'analyse propose des tableaux de bord sur l'activité et les dossiers :

 

Rapport d'activité

Requêtes sur les dossiers (ex: patients < 100 CD4 sans traitement ARV)

Alertes sur le stock de pharmacie

Liste des patients...

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Analyse " pour voir le détail du fonctionnement de cet écran.

 

ARV : antirétroviraux

CTA : centre de traitement ambulatoire

CRP : protéine C réactive

DDR : date des dernières règles

FCS : fausse couche

HDJ : hospitalisation de jour

IAARV : initiative d'accès aux ARV (ex : INAARV, Initiative nigérienne d'accès aux ARV)

IMC : indice de masse corporelle

IVG : interruption volontaire de grossesse

NFS : numération formule sanguine

OEV : orphelins et enfants vulnérables

PTME : prévention de la transmission mère-enfant

RDV : rendez-vous

UME : unité mère-enfant

VAD : visite à domicile

 

Cette partie traite de l'installation, du paramétrage et de la maintenance de l'application. La formation des utilisateurs et la reprise de données existantes sont également abordées.

Avant la mise en place de Santia dans le centre, quelques étapes de préparation s'imposent :

Vous avez lu la rubrique " Généralités > Configuration requise " pour faire le point sur les éléments nécessaires à l'installation

Passez maintenant aux points suivants :

Vous souhaitez utiliser Santia sur un seul poste, ou bien l'installer sur plusieurs postes en réseau ?

 

Si plusieurs collaborateurs du centre doivent utiliser Santia depuis leur poste, une installation en réseau est nécessaire.

 

Dans les 2 cas, reportez-vous à la rubrique " Mise en place, maintenance > Installation " pour réaliser cette installation.

Vous pouvez ne pas utiliser tous les écrans de Santia, si vous le souhaitez. C'est le cas si votre centre ne pratique pas toutes les activités couvertes par le logiciel.

 

L'utilisation des écrans suivants est facultative :

 

A. Accueil

 

L'accueil permet de suivre les arrivées des patients en fonction des rendez-vous fixés, et de planifier la charge de travail des rendez-vous. Il facilite également la saisie du Laboratoire. Vous pouvez ne pas utiliser cet écran et fixer tout de même des rendez-vous consultables sur le planning à l'issue des consultations.

 

B. Laboratoire

 

Les résultats d'examens biologiques sont saisis dans l'écran Laboratoire. Il n'est pas nécessaire de disposer d'un service de laboratoire en interne, ni d'utiliser l'écran Accueil (qui affiche les arrivées au Laboratoire) pour saisir les résultats dans cet écran.

On peut également saisir des résultats d'examens depuis le dossier médical (écran Dossier, onglet Médical, onglet Biologie, bouton Ajouter).

 

C. Pharmacie, Délivrance

 

On peut ne pas utiliser ni la pharmacie ni la délivrance. Par contre, si on saisit la délivrance, des produits doivent avoir été renseignés préalablement dans la pharmacie (cf. écran Pharmacie, bouton Saisir une entrée, bouton Ajouter le produit).

 

C. Dépistage, OEV, Communauté

 

On peut ne pas utiliser chacun de ces 3 écrans. A contrario, pour un centre qui ne fait que du dépistage, on peut utiliser seulement l'écran Dépistage.

Il peut être utile de faire le point sur les champs disponibles dans Santia, pour vérifier que le logiciel gère les informations qui vous intéressent. Faites cette vérification si vous prévoyez de reprendre des dossiers existants.

 

Il y a 3 manières de vérifier les champs disponibles :

Regarder un à un les écrans dans l'application

Lire la rubrique " Utilisation : aide aux écrans " qui détaille écran par écran les champs dans leur contexte d'utilisation

Utiliser la liste des champs ci-dessous

 

La liste ci-dessous ne fait qu'énumérer les champs de saisie, elle ne mentionne pas les autres informations affichées en consultation, ni les actions possibles (boutons). Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans " pour comprendre le fonctionnement complet des écrans.

 

 

A. Dossier du patient

 

Remarque: les dossiers sont référencés automatiquement par un numéro d'ordre sur 4 chiffres.

 

Fiche de renseignements:

Date d'ouverture, ouvert par*

Nom, prénom, sexe, date de naissance et âge (l'un et l'autre sont calculés en fonction de la valeur disponible), lieu de naissance

Nationalité*, langue*, ethnie*

Résidence: localité*, quartier*, adresse (plusieurs lignes), n° de téléphone

Situation matrimoniale*, profession*, niveau d'études*

Date d'inclusion et n° de dossier dans l'initiative nationale d'accès aux ARV

Organisme de prise en charge*

Date de décès, cause*

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

Psycho-social:

Personne à contacter en cas d'urgence: nom, prénom, adresse, téléphone

Famille : nb de personnes à charge, d'enfants à charge, d'enfants scolarisés, d'enfants atteints, d'adultes atteints, organisme de prise en charge*

Conjoint: âge, profession*, précision de la profession, situation sanitaire*, n° de dossier au centre, organisme de prise en charge*

Assistance financière: nom, prénom, adresse, profession*, précision de la profession, nb de personnes à charge

 

Consultations sociales et visites à domicile: date, acte (consultation/visite à domicile), motif*, conclusion*, commentaire, le patient refuse les visites à domicile (oui/non)

Consultations psychologiques: date, motif*, conclusion*, commentaire

Sérologie : (ces informations sont communes au dossier médical : onglet Médical) patient référé par, centre de dépistage*, n° et date de dépistage, sérologie (+/-/ ?, VIH ?/1/2/1+2), conjoint informé de la séropositivité du patient (oui/non/?), cause de non-information*, autres personnes informées/autres informations (plusieurs lignes)

Enfants : prénom, situation sanitaire*, n° de dossier au centre, prestations sociales (oui/non), prestations scolaires (oui/non)

Autres informations : participation communautaire: groupe de parole (oui/non), activité communautaire*, nutrition : fréquence*, composition*, aide alimentaire (oui/non), socio-économique : profil social*, niveau socio-éco*, réfrigérateur (oui/non), micro-crédits : date, montant, suivi

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

Médical:

A l'ouverture: (les informations sur la sérologie sont communes au dossier social : onglet Sérologie) patient référé par, centre de dépistage*, n° et date du dépistage, sérologie (+/-/?, VIH ?/1/2/1+2), date d'ouverture, facteurs de risque (multipartenariat etc., utilisation du préservatif). Antécédents médicaux (cases à cocher selon classification OMS), stade CDC, indice Karnovsky, diagnostic (plusieurs lignes), + 2 variables libres.

Consultations médicales: date, température, poids et taille (IMC calculé), consultation de PTME (oui/non), contexte*, motifs (cases à cocher: fièvre etc.), conclusion (cases à cocher selon classification OMS), conduite à tenir*, stade CDC, indice Karnovsky, hospitalisation de jour (oui/non), acte d'hospitalisation*, traitement ARV: n° de ligne, modification*, intolérance (cases à cocher éruption cutanée etc.). prescription d'ARV: désignation*, forme*, nb, fois/jour, nota (à jeun etc.), durée (renouvelable etc.), prescription de médicaments courants: désignation*, forme*, nb, durée. saisie du prochain RDV

Biologie : saisie d'examens (cf. plus bas Laboratoire)

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

PTME:

Grossesse: date de saisie, nb enfants vivants, de gestités, parités, FCS, IVG, césariennes, date des dernières règles, terme à l'ouverture (SA, par DDR/échog.), résultat d'échographie*, date prévue d'accouchement, évolution de la grossesse*, protocole ARV choisi, date de début du protocole.

Accouchement: nb prises nevirapine, 1ère prise <2h avant accouch. (oui/non), nb prises AZT pd travail, date et lieu* d'accouchement, voie basse/césarienne/FCS/IVG, rupture artif. membranes (o/n), forceps (id.), épisiotomie (id.), nb enfants nés. + 2 variables libres.

Enfant(s): nom, prénom, sexe, date et poids de naissance, APGAR, transfert néonat. (o/n), traitement ARV: début NVP à j+.., nb prise, début AZT à j+.., durée, dates et résultats de PCR, sérologie (+/-/?, VIH ?/1/2/1+2), date et cause* de décès. Consultations des enfants: date, poids, mode d'allaitement*, état clinique*, motifs (cases à cocher fièvre etc.)

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

Observance:

Consultations: date, évaluation* de l'observance par le conseiller, type de RDV*, contexte*, support utilisé*, appréciation*, observations. + 2 variables libres. Saisie du prochain RDV.

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

 

B. Pharmacie

 

Liste de produits: type (ARV/méd. courants/labo/consommables), désignation*, forme*, dosage*, 1 unité = n applications par ex.

Entrée de stock: date, produit*, nb d'unités, date de péremption, n° de lot, provenance*, fabricant*, organisme de prise en charge*

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

 

C. Délivrance

 

Nb dossier, date, nb unités

 

 

D. Laboratoire

 

N° dossier, date des résultats

Sérologie: VIH (+/-/?, VIH ?/1/2/1+2), antigènes HBS (+/-), IgG anti VHC (id.), cytomégalovirus (+/-, UI), toxoplasmose (id.), Syphilis TPHA (+/-, dilution), Syphilis BW (id.), grossesse (+/-)

Biochimie sanguine: glycémie à jeun, créatininémie, transaminases GOT, transaminases GPT,vcholestérol, triglycérides, amylasémie ) et urinaire (cétonurie, albumine, sucre, protéinurie

NFS: leucocytes, hématies, hémoglobine, hématocrite, MCV, MCH, MCHC, plaquettes, % lymphocytes, lymphocytes totaux

CD4: nb, % lymphocytes totaux, CD8, CD4/CD8

PCR: date, charge virale, Log, dépistage enfant 1 (positif>1000 copies, nég.<1000, pos.<1000) et 2

Urine: macroscopie (couleur, aspect, indice d'infection), microscopie (cytologie, bactériologie: bacilles, cocci, autres)

Gutte épaisse: recherche hématozoaires (+/-, densité), filaires (id.)

Prélèvement vaginal: macroscopie (aspect leucorrhées), microscopie (cytologie, bactériologie: bacilles, cocci, autres)

Liquide céphalorachidien: macroscopie (aspect), microscopie (cytologie, parasitologie, bactériologie)

Autre: BAAR (+/-), groupe sanguin, vitesse sanguine, CRP (+/-, nb UI), selles: macroscopie (aspect, parasites o/n), microscopie (cytologie: hématies, polynucléaires, formes: végétatives, kystes, oeufs)

 

 

E. Accueil et planning des rendez-vous

 

Arrivées à l'accueil : numéro de dossier, motif, type d'examen biologique, date et heure (automatique), paiement (facultatif). De plus, si le patient est externe au centre ou vient uniquement pour un dépistage : n° de dossier externe ou de dépistage, prescripteur, nom, prénom, âge, sexe.

Rendez-vous prévus : numéro de dossier, date

 

 

F. Dépistage

 

N° de dépistage, nom (facultatif), prénom (idem), âge, sexe, situation matrimoniale*, profession*, nb de personnes à charge

Test antérieur : sérologie et type sérologique

Test 1 : date du prélèvement, sérologie et type sérologique, date de retrait

Test de confirmation : date du prélèvement, sérologie et type sérologique, date de retrait

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

 

G. OEV

 

N° de dossier, nom, prénom, date de naissance, âge, sexe

Père et mère : n° de dossier éventuel au centre, décédé ou pas

Situation sanitaire*, scolarité/formation*, difficultés*

* liste paramétrable par l'utilisateur

 

 

H. Communauté

 

Date, type d'activité*, nota sur l'activité, liste des dossiers et des OEV participant à l'activité

* liste paramétrable par l'utilisateur

Il s'agit de définir les valeurs par défaut qui figurent dans les listes déroulantes de l'application.

 

Santia comporte de nombreuses listes déroulantes où l'utilisateur choisit une valeur prédéfinie. Nous verrons plus loin, lors du paramétrage, que ces valeurs peuvent être créées par l'utilisateur. On peut aussi choisir de conserver les valeurs d'exemple qui figurent dans la base de démonstration.

 

Consultez les futurs utilisateurs (médecin, conseiller psycho-social, pharmacien, etc.) pour définir avec eux les valeurs par défaut qu'ils souhaitent voir dans les listes déroulantes.

Reportez-vous à la rubrique " Mise en place, maintenance > Paramétrage > Listes " pour voir le détail des listes disponibles, et aux rubriques " Utilisation : aide aux écrans " pour comprendre comment elles sont utilisées dans le contexte de chaque écran.

Préparez la liste des postes de travail du centre. Dans une installation en réseau, il est possible de configurer les droits d'accès aux écrans de l'application pour chaque poste.

 

Exemple : le conseiller psycho-social n'accède pas au dossier médical du patient.

 

Ce paramétrage des droits définit les fonctions de chaque poste dans le centre. Il faut déterminer quels postes ont accès aux fonctions suivantes :

 

Créer un nouveau dossier : accès à l'écran Dossiers, onglet Fiche, pour saisir au moins le nom et le prénom

Saisir ou consulter le suivi psychosocial : accès à l'écran Dossiers, onglet Social

Saisir ou consulter le suivi médical : accès à l'écran Dossiers, onglet Médical

Saisir ou consulter le suivi PTME : accès à l'écran Dossiers, onglet PTME

Saisir ou consulter le suivi d'observance : accès à l'écran Dossiers, onglet Observance

Gérer le stock de pharmacie : accès à l'écran Pharmacie

Consulter le stock de pharmacie : accès à l'écran Pharmacie ou à l'écran Délivrance (le stock figure dans la partie centrale de l'écran)

Saisir la délivrance : accès à l'écran Délivrance

Saisir les résultats d'examens biologiques : accès à l'écran Laboratoire

Consulter les résultats d'examens biologiques : accès à l'écran Laboratoire ou à l'écran Dossiers, onglet Médical, onglet Biologie (pour un accès aux examens du dossier)

Consulter le rapport d'activité, faire des requêtes sur les dossiers, suivre les prévisions de pharmacie : accès à l'écran Analyse

Modifier les droits d'accès des autres utilisateurs : accès à l'écran Paramètres, onglet Utilisateurs, droits

 

Dans l'écran Dossiers, les onglets Médical et PTME sont réservés aux collaborateurs soumis au secret médical.

 

Il s'agit d'une configuration par poste: si un utilisateur ouvre Santia sur un poste qui n'est pas le sien, il aura accès aux mêmes écrans que l'utilisateur du poste.

 

Dans un centre, on peut définir les postes suivants par exemple : accueil, médecin 1, médecin 2, pharmacie, délivrance, counselling, laboratoire, direction...

 

Attention, au moins un des utilisateurs doit être désigné comme ayant le droit de modifier les droits des autres utilisateurs.

 

Nous verrons plus loin, après l'installation, comment saisir le paramétrage des droits à la rubrique " Mise en place, maintenance > Paramétrage > Utilisateurs, droits ".

Si vous avez lu les rubriques précédentes " Mise en place, maintenance > Préparer l'installation ", passez maintenant à l'installation.

 

Contrairement à la version de démonstration, la version de travail de Santia requiert l'installation de MySQL Server.

 

Dans une configuration en réseau, on désigne un ordinateur sur lequel aucun utilisateur ne travaille pour faire le serveur. On installe MySQL Server sur le serveur.

Dans une configuration monoposte, on installe MySQL Server sur le poste en question.

 

On installe MySQL Server en exécutant un fichier de 16.5 MO nommé mysql-essential-4.1.18-win32.msi, téléchargeable sur Internet :

Aller à la page http://dev.mysql.com/downloads/mysql/4.1.html

A la rubrique Windows Essentials (x86), cliquer sur Pick a mirror

Le formulaire d'enregistrement est facultatif

En dessous du formulaire, cliquer sur votre pays et FTP

Enregistrer le fichier

 

En réseau :

Sur le serveur : installation de MySQL Server + installation de Santia

Sur les postes utilisateurs : installation de Santia

 

En monoposte :

Installation de MySQL Server + installation de Santia

Voir la note plus bas : En monoposte

1. Exécuter le fichier mysql-essentiel-4.118-win32.msi :

Cliquer Sur Next

Sélectionner Custom, cliquer sur Next

Cliquer sur le bouton Change et saisir C:\MySQL\ comme chemin, cliquer sur Ok, puis Next

(au cas où une connexion Internet est active) Sélectionner Skip Sign-Up, cliquer sur Next

Cliquer sur Install

Cliquer sur Finish (la case Configure now est cochée)

(Partie configuration de l'instance)

Cliquer sur Next

Laisser la sélection Detailed configuration, cliquer sur Next

Sélectionner Dedicated MySQL Server Machine, cliquer sur Next

Laisser la sélection Multifunctionnal Database, cliquer sur Next

Cliquer sur Next

Laisser la sélection Decision Support (DSS)/OLAP, cliquer sur Next

Laisser la case Enable TCP/IP Networking cochée et le Port Number 3306, cliquer sur Next

Laisser la sélection Standard Character Set, cliquer sur Next

Si le serveur est sous Windows XP, laisser la case Install as Windows Service cochée et cliquer sur Next, sinon cliquer simplement sur Next.

(au cas où vous êtes sous Windows XP) Décocher la case Modify Security Settings, cocher Create an Anonymous Account, cliquer sur Next.

Cliquer sur Execute et patienter

Cliquer sur Finish

Note : si besoin, vous pourrez refaire la configuration de l'instance par Démarrer > Programmes > MySQL > MySQL Server 4.1 > MySQl Server Instance Config Wizard. Mais vous devrez ensuite modifier le fichier My.ini, comme décrit ci-après, et redémarrer Windows ensuite.

 

2. Finir la configuration de MySQL Server :

Ouvrir le fichier My.ini, situé dans C:\Windows (sous Windows 98 et Me) ou C:\MySQL (sous Windows XP), avec un éditeur de texte

Rechercher la ligne query_cache_size=0 et saisir 64 à la place de 0. Cela accélère l'accès aux données.

Ajouter la ligne skip-grant-tables en dessous. C'est indispensable si l'ordinateur est sous Windows XP.

Enregistrer et fermer

 

3. Dans le cas d'une configuration en réseau, configurer ou vérifier et noter l'adresse IP fixe de l'ordinateur : voir plus bas Configurer une adresse IP fixe.

 

4. Redémarrer l'ordinateur (ainsi, la configuration du fichier My.ini est prise en compte).

 

Notes :

Tout fichier nommé mysql-essential-4.1.xx-win32.msi (où x est un chiffre) convient. Actuellement, Santia n'est pas compatible avec la version 5 de MySQL. Cette compatibilité sera réalisée prochainement.

Sous Windows 98 et Me, si un message d'erreur apparaît à l'exécution du fichier, il faut installer préalablement l'installateur Microsoft (fichier de 1.6 MO, nommé InstMsiA.exe, téléchargeable sur www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=cebbacd8-c094-4255-b702-de3bb768148f&DisplayLang=en

Créer le dossier C:\Program Files\Santia

Copier dans ce dossier les fichiers Santia.exe, Santia.inf et libmySQL.dll, téléchargeables sur http://www.santia.org/tele.html (si les fichiers sont copiés depuis un cd-rom, enlever la propriété Lecture seule : clic droit sur le fichier > Propriétés).

Créer un raccourci vers Santia.exe dans Démarrer > Programmes

Dans le cas d'une configuration en réseau :

Ouvrir le fichier Santia.inf avec un éditeur de texte

Saisir l'utilisateur sur la ligne utilisateur=, ex : utilisateur=médecin. Si l'ordinateur est le serveur, saisir utilisateur=serveur. En saisissant utilisateur=administrateur, on a accès à tous les écrans de Santia.

Si l'ordinateur n'est pas le seveur, saisir l'adresse IP du serveur sur la ligne hôte=, ex : hôte=192.168.0.1

Enregistrer et fermer le fichier

Si l'ordinateur est le serveur, créer un raccourci vers Santia.exe dans Démarrer > Programmes > Démarrage. Ainsi le programme sera lancé à chaque démarrage de Windows ( Santia exécute automatiquement une sauvegarde quotidienne à 20h sur le serveur).

Dans un réseau, on donne une adresse IP fixe au serveur. Il faut noter cette adresse IP pour la saisir dans le fichier de paramétrage Santia.inf de chaque poste.

Les postes utilisateurs peuvent avoir une adresse IP fixe ou dynamique (c'est-à-dire attribuée automatiquement par Windows au démarrage). Le fonctionnement du réseau est meilleur si les postes ont - comme le serveur - une adresse IP fixe, mais cela oblige à configurer chaque poste et à veiller à ne pas utiliser 2 fois la même adresse (ce qui provoque un conflit d'adresse IP et bloque les connections).

 

Pour Configurer ou vérifier l'adresse IP fixe d'un poste, sous Windows XP :

Faire Démarrer > Panneau de configuration > Connexions réseau > clic droit sur Connexion au réseau local > Propriétés

Double-cliquer sur Protocole Internet TCP/IP dans l'onglet Général

Sélectionner l'option Utiliser l'adresse IP suivante

Saisir l'adresse IP : 192.168.0.n. n=1 pour le serveur, n=2 pour un poste utilisateur, n=3 pour un troisième poste, etc.

Saisir le masque de sous-réseau : 255.255.255.0

Saisir la passerelle par défaut : 192.168.0.1, c'est-à-dire l'adresse IP du serveur.

Cliquer sur OK

Il est possible que plusieurs connections réseau soient configurées. Procéder de même pour chaque connexion.

 

Pour connaître l'adresse IP d'un poste, on peut également procéder ainsi:

Faire Démarrer > Tous les programmes > Accessoires > Invite de commandes

Saisir ipconfig [entrée]

L'adresse IP s'affiche sous la forme 192.168.x.x. Il est possible que plusieurs adresses IP s'affichent si plusieurs connections réseau sont configurées sur le poste. Cela complique la situation en cas de dépannage réseau.

Fermer la fenêtre

 

Dans Santia également, on peut afficher l'adresse IP du poste : Paramètres > Maintenance > Afficher l'adresse IP du poste.

Après tout changement d'installation, vérifier que la sauvegarde quotidienne se fait correctement, sur une clé USB branchée en permanence au serveur ou vers un autre emplacement.

 

En monoposte, installer Santia (cf. Installation de Santia) en double: dans un dossier C:\Program Files\Santia (avec utilisateur=accueil par ex.) et dans un dossier C:\Program Files\Santia serveur (avec utilisateur=serveur, et un raccourci dans Programmes > Démarrage).

 

Si vous refaites la configuration de l'instance (Démarrer > Programmes > MySQL > MySQL Server 4.1 > MySQl Server Instance Config Wizard), ne pas oublier de modifier ensuite le fichier My.ini (cf. plus haut) et de redémarrer Windows ensuite.

 

Si la configuration de l'instance échoue (croix rouge sur Start service), supprimer complètement MySQL Server (Panneau de configuration > Ajout/suppression de programmes) et le réinstaller. (le menu Repair de MySQL ne suffit pas toujours à résoudre le problème). Procéder de même pour passer d'une version de MySQL à une autre.

 

Pour tester le réseau, faire Démarrer > Tous les programmes > Accessoires > Invite de commandes, saisir PING 192.168.0.x (l'adresse du serveur ou d'un poste) [entrée]. Cela teste la réponse du poste sur le réseau.

 

Pour récupérer des données d'une ancienne version de Santia avec base Access, lancer une sauvegarde avec cette version et restaurer la sauvegarde dans la nouvelle version, puis menu Paramètres > Maintenance > Passer à une version supérieure : cliquer sur les boutons en fonction du numéro de la version de départ (cf. Paramètres > Divers).

Une fois le logiciel installé, il faut y saisir des paramètres, en vue de son utilisation. Nous avons préparé cette étape dans les rubriques " Mise en place, maintenance > Préparer l'installation ".

Les paramètres peuvent être saisis depuis n'importe quel poste, du moment qu'il a accès à l'écran Paramètres.

Le paramétrage est un préalable à la reprise de l'existant et à la saisie de nouvelles données (dossiers, etc.).

Remarque : les paramètres sont inclus dans la base. Si vous copiez la base, vous copiez en même temps les paramètres.

Santia comporte de nombreuses listes déroulantes où l'utilisateur choisit une valeur prédéfinie. Ces valeurs peuvent créées par l'utilisateur dans l'écran Paramètres > Listes.

 

Des valeurs d'exemple sont déjà renseignées et vous pouvez les conserver si elles vous conviennent. Nous avons vu dans la rubrique rubriques " Mise en place, maintenance > Préparer l'installation > Valeurs par défaut " que les valeurs des listes doivent être définies en concertation avec les utilisateurs concernés.

 

Même lorsque l'utilisation de Santia a démarré avec des saisies réelles, il est toujours possible d'ajouter de nouvelles valeurs à une liste.

 

En cas de doute, vous pouvez conserver les valeurs d'exemple. Elles ont été validées dans plusieurs centres. Dans ce cas, ajoutez seulement les valeurs liées à votre situation géographie (localités de résidence, nationalités..).

 

Si vous souhaitez supprimer les valeurs d'exemple, vous devez vider la base, cf. rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Paramètres " , onglet Maintenance.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Paramètres " pour la saisie dans l'onglet Listes de cet écran.

Nous avons vu dans la rubrique " Mise en place, maintenance > Préparer l'installation > Utilisateurs, droits " la liste des postes utilisateurs qu'il faut établir dans le cas d'une installation en réseau.

 

Saisissez cette la liste dans l'écran Paramètres > Utilisateurs, droits, et cochez pour chacun les écrans ou onglets auxquels ils ont droit d'accéder. Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Paramètres " pour plus de détail sur l'onglet Utilisateurs, droits de cet écran.

 

Définissez un utilisateur administrateur pour lequel vous cochez la case Paramètres et Droits, afin qui puisse modifier ultérieurement les droits des autres utilisateurs.

 

Le nom des utilisateurs saisis doit correspondre (sans tenir compte des majuscules/minuscules, mais en tenant compte des espaces et autres signes) au nom d'utilisateur paramétré dans le fichier Santia.inf de chaque poste, cf. la rubrique " Annexe > Paramétrer le fichier Santia.inf ". Toutefois, il n'est pas nécessaire de créer l'utilisateur Serveur dans cette liste.

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Paramètres " pour terminer le paramétrage sur les autres onglets de cet écran.

La personne chargée de l'accueil des patients utilise l'écran Accueil, qui affiche les rendez-vous prévus et permet la saisie des arrivées.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Accueil " pour voir le détail de cet écran.

Le médecin participe au paramétrage de l'application pour définir les valeurs par défaut des listes déroulantes (cf. écran Paramètres > Listes, item Dossier > Médical et Dossier > PTME), et il utilise l'écran Dossier, onglets Médical et PTME.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Dossiers " pour voir le détail de ces écrans.

L'assistant(e) social(e) et/ou le psychologue participe au paramétrage de l'application pour définir les valeurs par défaut des listes déroulantes (écran Paramètres > Listes, item Dossier > Social), et il utilise l'écran Dossier, onglet Social.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Dossier > Social " pour voir le détail de cet écran.

Le biologiste ou le technicien de laboratoire utilisent l'écran Laboratoire.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Laboratoire " pour voir le détail de cet écran.

Le pharmacien participe au paramétrage de l'application pour définir les valeurs par défaut des listes déroulantes (écran Paramètres > Listes, item Pharmacie), et il utilise les écrans Pharmacie et Délivrance.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Pharmacie " et " Utilisation : aide aux écrans > Délivrance " pour voir le détail de ces écrans.

La direction du centre utilise l'écran Analyse.

 

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation : aide aux écrans > Analyse " pour voir le détail de cet écran.

Vous souhaitez peut-être saisir dans Santia des dossiers existants sous forme papier, ou saisir un stock de pharmacie.

 

A. Dossiers

 

Pour les dossiers des patients, il est possible de saisir des informations avec une date antérieure. Lors de la saisie d'une consultation, la date du jour s'affiche par défaut, mais vous pouvez la modifier pour renseigner une autre date, avant de valider la saisie.

Au lieu de saisir toutes les consultations médicales antérieures - ce qui peut être fastidieux - vous pouvez les saisir en résumé dans les antécédents à l'ouverture du dossier, dans le champ diagnostic.

 

B. Laboratoire

 

Pour saisir les résultats d'examens biologiques passés, accédez à l'écran Laboratoire, bouton Ajouter, saisissez le numéro de dossier. Modifiez la date des résultats (en bas à gauche de l'écran) pour y saisir une date antérieure.

Vous pouvez aussi accéder aux examens d'un dossier et en ajouter dans l'écran Dossier, onglet Médical, onglet Biologie, bouton Ajouter.

 

C. Pharmacie

 

Pour saisir un stock de pharmacie existant, après avoir paramétré les listes concernant les produits de pharmacie (cf. rubrique "Mise en place, maintenance > Paramétrage > Listes "), saisissez la quantité existante de chaque produit sous la forme d'une entrée de stock. La provenance de ces entrées est fictive et doit être créée préalablement, ex: "stock au 31/12/2005" (écran Paramètres > Listes, item Pharmacie).

Santia permet l'importation automatique d'un fichier de données des dossiers : reportez-vous à la rubrique " Annexe > Importer des données " pour utiliser l'écran Paramètres > Maintenance > Importer des données.

 

Nous consulter pour réaliser une importation personnalisée de données dans Santia.

Pour le dépannage du réseau ou de l'installation de MySQL, reportez-vous au chapitre 9 Maintenance du manuel de formation téléchargeable sur www.santia.org.

Pour se tenir au courant des nouvelles mises à jour du logiciel Santia

Visitez régulièrement le site www.santia.org

Abonnez-vous gratuitement à la liste de diffusion sur simple demande par email, afin de recevoir les nouvelles du logiciel par email

 

La mise à jour consiste à remplacer sur tous les postes, y compris le serveur, le fichier Santia.exe par un fichier plus récent. Cela n'a pas d'incidence sur vos données, qui restent accessibles dans la nouvelle version.

La date et le numéro d'une version sont affichés dans Paramètres > Divers, à droite. Ce fichier se situe par défaut dans C:\Program Files\Santia. Vous pouvez télécharger le nouveau fichier sur le site www.santia.org (env. 600Ko).

La base de données est mise à jour automatiquement au lancement de l'application, mais pour le passage à certaines versions, cliquez sur les boutons Paramètres > Maintenance > Passer à une version supérieure de Santia.

Reportez-vous à la rubrique " Utilisation, aide aux écrans > Paramètres ", onglet Sauvegarde pour le fonctionnement de la sauvegarde et de la restauration d'une sauvegarde.

Lancer une sauvegarde (cf. rubrique " Utilisation, aide aux écrans > Paramètres ", onglet Sauvegarde) et envoyer le fichier de sauvegarde généré (par e-mail, il est compacté).

Le destinataire doit utiliser Santia pour restaurer la sauvegarde et consulter les données.

Toute modification de l'emplacement du dossier MySQL sur le serveur, ou de l'adresse IP fixe du serveur, nécessite de modifier l'installation. Se reporter aux rubriques " Mise en place, maintenance > Installation ".

Cette partie présente une description détaillée des écrans pour aider à la compréhension et à l'utilisation de ceux-ci. L'aide concernant chaque écran s'affiche automatiquement dans l'application en appuyant sur l'icône d'aide.

 

Les arrivées saisies apparaissent dans l'écran laboratoire, pour la saisie des examens.

 

 

En cas d'erreur de saisie, sélectionner la ligne concernée, puis cliquer sur le bouton Modifier/supprimer. On peut effacer l'heure d'arrivée ou le paiement (option de configuration Consultation payante).

 

En cas d'option de configuration Consultation payante, le bouton Saisir le paiement apparaît pour saisir le paiement de la consultation ou des examens.

 

Cliquer sur le bouton Planning pour consulter tous les rendez-vous prévus dans les 12 prochains mois. Le nombre de rendez-vous apparaît pour chaque jour, cliquer sur un jour pour afficher les numéros de dossiers par tranche horaire de la journée.

 

Cliquer sur l'icône Rechercher pour afficher tous les rendez-vous et arrivées d'un dossier, depuis le début.

 

La liste de l'accueil peut être imprimée et exportée vers Excel.

 

numéro de dossier, motif, type d'examen biologique, date et heure (automatique), paiement (facultatif). De plus, si le patient est externe au centre ou vient uniquement pour un dépistage : n° de dossier externe ou de dépistage, prescripteur, nom, prénom, âge, sexe.

 

les dossiers sont référencés automatiquement par un numéro d'ordre sur 4 chiffres.

 

 

Pour créer un nouveau dossier, vous devez avoir accès à l'onglet Fiche : cliquer sur le bouton Créer un nouveau dossier en bas à droite de l'écran, le numéro de dossier est automatiquement incrémenté, renseigner dans l'onglet Fiche au moins le nom, l'âge ou la date de naissance, et le sexe, cliquer sur le bouton Valider.

 

 

- Date d'ouverture: la date du jour apparaît par défaut lors de la création du dossier mais elle peut être modifiée. Il s'agit de la date d'ouverture du dossier. Dans le cas de la reprise de dossiers existants avant l'installation de Santia, il peut être utile de saisir l'ancienne date d'ouverture au lieu de la date du jour.

[Ouverture] par: dans le cas où plusieurs postes ou services sont amenés à créer des dossiers, leur nom peut être renseigné dans cette liste déroulante, cf. Paramètres > Listes, item Dossier, Fiche, Ouverture par.

Nom, prénoms: une attention particulière doit être portée sur le risque de créer des dossiers en double, avec une orthographe différente. Le nom est un champ requis.

Date de naissance, âge: chacun est calculé automatiquement en fonction de l'autre. Champ requis.

Lieu de naissance: champ libre.

Nationalité, langue, ethnie: les listes sont paramétrables dans Paramètres > Listes, item Dossier, Fiche, nationalité...

Sexe: champ requis.

Localité de résidence, quartier: listes paramétrables dans Paramètres > Listes, item Dossier, Fiche...

Adresse: possibilité de saisir plusieurs lignes. Les tabulations ne sont pas autorisées.

Téléphone: cette information est souvent la plus utile pour joindre le patient.

Situation matrimoniale, profession, niveau d'études: listes paramétrables dans Paramètres > Listes, item Dossier, Fiche...

Date d'inclusion IAARV, n° IAARV: date et numéro de dossier du patient dans l'initiative nationale d'accès aux ARV.

Prise en charge: organisme de prise en charge des frais médicaux (entreprise...). Liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Fiche...

Date et cause de décès. Cause: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Dossier, Fiche...

 

 

Paramétrage des droits: les utilisateurs autorisés à créer les nouveaux dossiers doivent avoir accès à cet écran, cf. Paramètres > Utilisateurs, droits, case à cocher Dossier > Fiche.

 

 

Pour créer un nouveau dossier, vous devez avoir accès à l'onglet Fiche : cliquer sur le bouton Créer un nouveau dossier en bas à droite de l'écran, le numéro de dossier est automatiquement incrémenté, renseigner dans l'onglet Fiche au moins le nom, l'âge ou la date de naissance, et le sexe, cliquer sur le bouton Valider.

 

 

Personne à contacter en cas d'urgence:

Nom, prénom, adresse, téléphone: champs libres.

 

Famille:

Nb de personnes à charge, d'enfants à charge, d'enfants scolarisés, d'enfants atteints, d'adultes atteints: saisir un nombre.

Prise en charge: organisme de prise en charge des frais médicaux de la famille. Cette liste est paramétrable dans Paramètres > Listes, item Social.

 

Conjoint:

Age: saisir un nombre.

Profession: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Social. Préciser la profession: champ libre.

Situation sanitaire, [organisme de] prise en charge: listes paramétrables dans Paramètres > Listes.

Numéro de dossier : n° de dossier au centre

 

Assistance financière:

Nom, prénom, adresse: champs libres

Profession: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Social. Préciser la profession: champ libre.

Nb de personnes à charge: saisir un nombre.

 

Onglet Social :

Il s'agit de la liste des consultations sociales et des visites à domicile.

Pour ajouter une consultation ou une VAD: cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier une consultation ou une VAD: cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

Si le patient refuse les visites à domicile, cocher la case.

Date: la date du jour est affichée par défaut lors de l'ajout, mais elle peut être modifiée avant la validation de la saisie.

Acte: soit consultation, soit visite à domicile.

Motif: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Social.

Conclusion: idem.

Commentaire: champ libre.

 

 

Il s'agit de la liste des consultations psychologiques.

Pour ajouter une consultation : cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier une consultation : cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

Date: la date du jour est affichée par défaut lors de l'ajout, mais elle peut être modifiée avant la validation de la saisie.

Motif: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Social.

Conclusion: idem.

Commentaire: champ libre (plusieurs lignes, tabulations non autorisées).

 

Onglet Sérologie :

Ces informations sont communes au dossier médical. Elles peuvent être modifiées ici ou dans l'onglet Médical.

[Patient] référé par: champ libre pour indiquer par quel service médical il a été envoyé.

Centre de dépistage: centre où son dépistage a été effectué. Liste paramétrable dans l'écran paramètres > Listes, item Médical.

N° et date du dépistage: champs libres. cf. ci-dessus.

Sérologie: dans le cas où elle est positive, on précise le sénotype s'il est identifié.

Conjoint informé de la séropositivité du patient (oui/non/?), si non, cause de non-information : Liste paramétrable dans l'écran paramètres > Listes, item Médical.

Autres personnes informées/autres informations (plusieurs lignes, tabulations non autorisées).

 

Onglet Enfants :

Il s'agit de la liste des enfants du patient.

Pour ajouter un enfant : cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations - le prénom au moins - et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier un enregistrement : cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

Prénom : champ libre.

Situation sanitaire, [organisme de] prise en charge: liste paramétrable dans Paramètres > Listes.

Numéro de dossier : n° de dossier au centre.

Prestations sociales (oui/non) : bénéficie ou pas de prestations sociales par le centre.

Prestations scolaires (oui/non) : idem.

 

Onglet Autre :

Participation communautaire :

Groupe de parole (oui/non) : participe ou pas à un groupe de parole.

Activité communautaire : participe à une activité communautaire. liste paramétrable dans Paramètres > Listes.

Nutrition :

Fréquence : appréciation de la fréquence des repas. Liste paramétrable dans Paramètres > Listes.

Composition : appréciation de la composition des repas. Liste paramétrable dans Paramètres > Listes.

Aide alimentaire (oui/non) : bénéficie ou pas d'une aide alimentaire (don de denrées).

Socio-économique :

Profil social : liste paramétrable dans Paramètres > Listes.

Niveau socio-éco : idem.

Réfrigérateur (oui/non) : possède un réfrigérateur à son domicile.

 

La partie gauche affiche un résumé automatique du dossier médical:

Un graphique du taux de CD4, de l'IMC (indice de masse corporelle) et du stade clinique OMS

Le résumé textuel des antécédents et des consultations médicales. Seuls les dates, diagnostics et modifications de traitement ARV figurent dans le résumé.

Cette partie gauche est identique dans l'onglet Médical et dans l'onglet PTME.

 

La partie droite, divisée en 3 onglets, propose:

Les informations et antécédents à l'ouverture (onglet Ouverture)

La liste des consultations, avec notamment les prescriptions (onglet Suivi)

Les résultats d'examen biologiques (onglet Biologie). ces informations sont saisies par l'écran Laboratoire et s'affichent en consultation ici.

 

 

Pour créer un nouveau dossier, vous devez avoir accès à l'onglet Fiche : cliquer sur le bouton Créer un nouveau dossier en bas à droite de l'écran, le numéro de dossier est automatiquement incrémenté, renseigner dans l'onglet Fiche au moins le nom, l'âge ou la date de naissance, et le sexe, cliquer sur le bouton Valider.

 

Le résumé automatique du dossier médical peut être imprimé et exporté vers Excel.

 

 

 

 

A. Partie gauche:

 

Comme indiqué plus haut, il s'agit d'un résumé automatique. Cette partie est en consultation seule. L'utilisateur peut imprimer le résumé ou l'exporter vers Excel (boutons Imprimer et Excel), par exemple pour demander à un confrère un avis médical sur le dossier.

 

 

B. Partie droite:

 

B.1 Onglet Ouverture:

 

Sont renseignés ici les informations et antécédents à l'ouverture.

Ces informations sont communes au dossier social. Elles peuvent être modifiées ici ou dans l'onglet Social.

[Patient] référé par: champ libre pour indiquer par quel service médical il a été envoyé.

Centre de dépistage: centre où son dépistage a été effectué. Liste paramétrable dans l'écran paramètres > Listes, item Médical.

N° et date du dépistage: champs libres. cf. ci-dessus.

Sérologie: dans le cas où elle est positive, on précise le sénotype s'il est identifié.

Date d'ouverture: c'est la date d'ouverture du dossier saisie dans l'onglet Fiche. En consultation seule ici.

Facteurs de risque: cliquer sur le bouton pour faire apparaître le détail. Cochez les cases concernées (multipartenariat etc.), sélectionnez l'utilisation du préservatif (rarement, etc.).

Antécédents médicaux: cliquer sur le bouton pour afficher le détail. Il s'agit de cases à cocher selon la classification OMS, plus 4 cases ajoutées.

Stade CDC et indice Karnovsky: sélectionner la valeur.

Diagnostic: possibilité de saisir plusieurs lignes. Tabulations non autorisées.

Variables 1 et 2: champs libres à la convenance de l'utilisateur.

 

B.2 Onglet Suivi:

 

Il s'agit de la liste des consultations médicales, avec notamment leurs prescriptions.

Pour ajouter une consultation: cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier une consultation: cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

Date: la date du jour apparaît par défaut mais elle peut être modifiée avant de valider la saisie.

Cocher la case PTME s'il s'agit d'une consultation de PTME.

Température : saisir un nombre. Unité en degré celcius.

Poids et taille: nombres en kilos et mètres. L'IMC (indice de masse corporelle) est calculé automatiquement.

Contexte: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Dossier, Médical.

Motifs: cliquer sur le bouton pour afficher le détail des cases à cocher (fièvre, etc.).

Conclusion: cliquer sur le bouton pour afficher le détail. Il s'agit de cases à cocher selon la classification OMS, plus 4 cases ajoutées (paludisme..).

Conduite à tenir: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Dossier, Médical.

Stade CDC et indice Karnovsky: sélectionner la valeur.

Hospitalisation de jour (HDJ): cocher la case en cas d'hospitalisation.

Acte d'hospitalisation: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Dossier, Médical.

Traitement ARV: saisir le n° de ligne (1ère ligne, 2ème ligne...)

Modification: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Dossier, Médical. Ex: début, arrêt pour cause d'échec...

Intolérance: cliquer sur le bouton pour afficher le détail des cases à cocher (éruption cutanée, etc.).

Prescription d'ARV:

Désignation: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, items Pharmacie, Désignations, ARV.

Forme: les formes apparaissent en fonction de la désignation sélectionnée. Les produits doivent avoir été saisis en Pharmacie pour figurer ici (Pharmacie > Saisir une entrée > Ajouter le produit).

Nb et unité: nombre d'unités (ex: 3 comprimés) prescrites. Sélectionner la valeur de l'unité dans la liste.

Fois/jour: posologie prescrite. Sélectionner une valeur dans la liste.

Nota: indication de posologie. Sélectionner une valeur dans la liste. Ex: A jeun.

Durée: saisir un nombre, sélectionner une unité et un renouvellement. Ex: 1 mois renouvelable 2 fois.

Le nombre d'unités d'ARV en stock correspondant à la prescription apparaît pour information.

Prescription de médicaments courants: cliquer sur le bouton Afficher pour voir le détail. Même remarques que pour les médicaments ARV ci-dessus.

Le nombre d'unités de médicament en stock correspondant à la prescription apparaît pour information.

Après validation de la saisie:

Cliquer sur le bouton RDV pour fixer le prochain rendez-vous de consultation médicale sur le planning. Cliquer d'abord sur une date dans le calendrier, puis sur un horaire (par 1/4 d'heure) à droite, et sur le bouton Valider.

Cliquer sur le bouton Ordonnance pour imprimer l'ordonnance de médicaments ARV.

 

B.3 Onglet Biologie:

 

Cliquer sur le bouton Afficher pour faire apparaître la liste des examens biologiques réalisés.

Ces examens sont saisis dans l'écran Laboratoire si le centre dispose d'un service de laboratoire en interne. Sinon, cliquer sur le bouton Ajouter pour saisir ici un examen réalisés en externe.

Cliquer sur un examen dans la liste pour afficher le détail des résultats.

Le taux de CD4 s'affiche également sous la forme d'un graphe dans la partie gauche de l'écran.

 

 

Les prescriptions de médicaments ARV et de médicaments courants faites lors des consultations s'affichent dans l'écran Délivrance, pour le dossier concerné.

Les rendez-vous fixés à l'issue des consultations médicales et d'observance figurent sur le planning des rendez-vous et sur la liste des patients attendus de l'Accueil, à la journée en question.

le rapport d'activité (écran Analyse) prend en compte mensuellement le nombre de consultations médicales effectuées, ainsi que les traitements ARV prescrits, les actes d'hospitalisation de jour, la répartition des stades OMS, l'incidence des infections opportunistes, etc.

 

La partie gauche affiche un résumé automatique du dossier médical:

Un graphique du taux de CD4, de l'IMC (indice de masse corporelle) et du stade clinique OMS

Le résumé textuel des antécédents et des consultations médicales. Seuls les dates, diagnostics et modifications de traitement ARV figurent dans le résumé.

Cette partie gauche est identique dans l'onglet Médical et dans l'onglet PTME.

 

La partie droite présente la liste des grossesses (Santia gère plusieurs grossesses d'une patiente dans un même dossier).

Pour ajouter une grossesse: cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations (la date prévue d'accouchement est requise, cf. plus bas) et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier une grossesse: cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

Les champs sont répartis sur 4 onglets:

La grossesse

L'accouchement

Le suivi de l'enfant, avec ses consultations

Le suivi du 2ème jumeau, le cas échéant, avec ses consultations

 

 

Pour créer un nouveau dossier, vous devez avoir accès à l'onglet Fiche : cliquer sur le bouton Créer un nouveau dossier en bas à droite de l'écran, le numéro de dossier est automatiquement incrémenté, renseigner dans l'onglet Fiche au moins le nom, l'âge ou la date de naissance, et le sexe, cliquer sur le bouton Valider.

 

Le résumé automatique du dossier médical peut être imprimé et exporté vers Excel.

 

 

 

 

A. Partie gauche:

 

Comme indiqué plus haut, il s'agit d'un résumé automatique. Cette partie est en consultation seule. L'utilisateur peut imprimer le résumé ou l'exporter vers Excel (boutons Imprimer et Excel), par exemple pour demander à un confrère un avis médical sur le dossier.

 

 

B. Partie droite:

 

B.1 Onglet Grossesse:

 

Date de saisie: la date du jour apparaît par défaut, mais elle peut être modifiée avant la validation de la saisie.

Nombre d'enfants vivants, de gestités, parités, FCS (= fausses couches), IVG (=interruption volontaire de grossesse), césariennes: saisir un nombre.

Date des dernières règles

Terme à l'ouverture: nombre de semaines d'aménorrhée (SA), déterminé par DDR (date des dernières règles) ou par échographie.

Résultat d'échographie: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, items Dossier, PTME, Grossesse.

Date prévue d'accouchement: champ requis.

Evolution de la grossesse: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, items Dossier, PTME, Grossesse.

Traitement en cours:

Le traitement ARV prescrit dans l'onglet Médical est rappelé ici pour information.

Protocole PTME choisi: sélectionner une valeur (NVP...).

Date de début: début du protocole.

 

B.2 Onglet Accouchement

 

Nb de prises de nevirapine: saisir un nombre.

Cocher la case 1ère prise moins de 2h avant accouchement, le cas échéant.

Nb de prises d'AZT pendant le travail: saisir un nombre.

Date d'accouchement

Lieu d'accouchement: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, items Dossier, PTME, Accouchement.

Sélectionner voie basse / césarienne / FCS (=fausse couche) / IVG (=interruption volontaire de grossesse).

Cocher le cas échéant les cases: rupture artificielle des membranes, forceps, Episiotomie.

Nb d'enfants nés

Variables 1 et 2: champs libres à la convenance de l'utilisateur.

 

B.3 Onglet Enfant

 

Nom, prénom, sexe, date de naissance, poids de naissance en kilos.

[score] APGAR: nombre compris entre 0 et 10.

Cocher la case transfert en néo-natologie, le cas échéant.

Traitement enfant:

Sélectionner le début du traitement de nevirapine, ex. J2. Saisir le nombre de prises.

Sélectionner le début du traitement d'AZT, ex. J1. saisir la durée en jours.

Dates et résultats de 3 PCR (ex. négatif).

Sérologie.

Date de décès. Cause: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, items Dossier, PTME, Enfant.

Consultations de suivi:

Il s'agit de la liste des consultations médicales de l'enfant.

Pour ajouter une consultation: cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier une consultation: cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

Date: la date du jour apparaît par défaut, mais elle peut être modifiée avant la validation de la saisie.

Poids: exprimé en kilos.

Allaitement: sélectionner un mode (ex. artificiel).

Etat clinique: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, items Dossier, PTME, Enfant.

Motifs: cliquer sur le bouton Afficher pour voir le détail des cases à cocher (fièvre...).

 

B.4 Onglet Jumeau 2

 

Les champs sont identiques à ceux du premier enfant.

 

 

L'onglet Observance présente la liste des consultations de suivi d'observance.

 

 

Pour créer un nouveau dossier, vous devez avoir accès à l'onglet Fiche : cliquer sur le bouton Créer un nouveau dossier en bas à droite de l'écran, le numéro de dossier est automatiquement incrémenté, renseigner dans l'onglet Fiche au moins le nom, l'âge ou la date de naissance, et le sexe, cliquer sur le bouton Valider.

 

Pour ajouter une consultation: cliquer sur le bouton Ajouter, saisir les informations et cliquer sur le bouton Valider.

Pour modifier une consultation: cliquer sur la ligne concernée dans la liste, modifier les champs en bas et cliquer sur le bouton Valider.

 

 

Le sexe, l'âge, la sérologie et le traitement ARV du patient sont affichés pour information.

Date: la date du jour apparaît par défaut, mais elle peut être modifiée avant la validation de la saisie.

Evaluation de l'observance par le conseiller: liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Dossier, Observance.

Type de RDV, contexte, support utilisé et appréciation: listes paramétrables dans Paramètres > Listes, item Dossier, Observance.

Observations: champ libre.

Variable 1 et 2: champs libres à la convenance de l'utilisateur.

 

Dans cet écran, l'utilisateur saisit les médicaments délivrés aux patients.

 

Cliquer sur la ligne de prescription pour laquelle on souhaite faire une délivrance: la ligne de produit en stock correspondant à la prescription est automatiquement sélectionnée.

Si la quantité calculée à droite est correcte, cliquer sur le bouton Délivrer. Sinon modifier la quantité avant de cliquer sur le bouton Délivrer.

Les produits délivrés s'affichent en bas à droite de l'écran pour mémoire.

 

Stock :

On ne délivre que des produits qui ont été saisis en stock de Pharmacie. Si on gère une pharmacie de délivrance, c'est le stock de délivrance et non le stock général qui apparaît.

Le stock affiche la désignation du produit (DCI, dosage, forme), le nombre d'unités et - si plusieurs produits identiques sont présents - le fabricant, le n° de lot et la date de péremption.

Les produits dont la date de péremption est la plus proche sont automatiquement sélectionnés. Si l'utilisateur choisit un autre produit (date d'expiration plus éloignée), un message lui demande une confirmation.

Sélectionner l'option Médicaments pour faire apparaître les médicaments courants et ARV du stock, et l'option Consommables pour les consommables.

 

Cliquer sur l'icône Rechercher pour afficher tous les produits délivrés à un dossier, depuis le début.

 

les quantités délivrées sont décomptées du stock de Pharmacie.

l'écran Analyse rend compte des consommations mensuelles des produits de pharmacie (produits délivrés) et mentionne le cas échéant une alerte en fonction des quantités consommées et restantes.

 

Les patients qui se présentent au centre pour un examen biologique sont saisis par l'écran Accueil et apparaissent ici.

Des critères de sélection facilitent la recherche d'un dossier: toutes les arrivées/que les examens saisis, depuis moins de 10 jours/30 jours/90 jours/depuis le début.

Pour chaque dossier, la date et l'heure d'arrivée sont indiquées, ainsi que le n° de dossier, le prénom et l'âge (pas le nom, pour des raisons de confidentialité), le motif, le type d'examen prévu et le prescripteur. Voir l'écran Accueil pour plus de détail.

 

 

Pour modifier des résultats d'examen, procéder de la même manière.

 

Pour saisir des résultats d'examen sur un dossier qui ne figure pas dans la liste, cliquer le bouton Ajouter, saisir le numéro de dossier et cliquer sur le bouton Valider: une ligne est ajoutée dans la liste avec le numéro de dossier et le motif "saisie rétroactive". Cela permet de saisir les résultats d'examens passés sur des dossiers existants (cf. rubrique Paramétrage > Reprise de l'antériorité). La date des résultats peut être modifiée pour renseigner la date passée.

 

Plusieurs examens peuvent être saisis sur une même ligne dans la liste (Ex: dossier n° 0423, NFS+CD4).

 

Imprimez le résultat en cliquant sur le bouton Imprimer.

 

La saisie d'examens est également possible depuis l'écran Dossier, onglet Médical, onglet Biologie, bouton Ajouter.

 

 

Chaque type d'examen est saisi sur un onglet séparé:

Sérologie: VIH (+/-/?, VIH ?/1/2/1+2), antigènes HBS (+/-), IgG anti VHC (id.), cytomégalovirus (+/-, UI), toxoplasmose (id.), Syphilis TPHA (+/-, dilution), Syphilis BW (id.), grossesse (+/-)

Biochimie sanguine: glycémie à jeun, créatininémie, transaminases GOT, transaminases GPT,vcholestérol, triglycérides, amylasémie ) et urinaire (cétonurie, albumine, sucre, protéinurie

NFS: leucocytes, hématies, hémoglobine, hématocrite, MCV, MCH, MCHC, plaquettes, % lymphocytes, lymphocytes totaux

CD4: nb, % lymphocytes totaux, CD8, CD4/CD8

PCR: date, charge virale, Log, dépistage enfant 1 (positif>1000 copies, nég.<1000, pos.<1000) et 2

Urine: macroscopie (couleur, aspect, indice d'infection), microscopie (cytologie, bactériologie: bacilles, cocci, autres)

Goutte épaisse: recherche hématozoaires (+/-, densité), filaires (id.)

prélèvement vaginal: macroscopie (aspect leucorrhées), microscopie (cytologie, bactériologie: bacilles, cocci, autres)

Liquide céphalorachidien: macroscopie (aspect), microscopie (cytologie, parasitologie, bactériologie)

Autre: BAAR (+/-), groupe sanguin, vitesse sanguine, CRP (+/-, nb UI), selles: macroscopie (aspect, parasites o/n), microscopie (cytologie: hématies, polynucléaires, formes: végétatives, kystes, oeufs)

 

Les résultats d'examens viennent s'afficher automatiquement dans le dossier médical (onglet Biologie et graphe CD4).

Le rapport d'activité (écran Analyse) prend en compte le nombre de dépistages effectués dans le mois et la répartition des taux de CD4 des dossiers.

Médicaments courants

Médicaments ARV

Laboratoire (réactifs..)

Consommables (ex. seringues..)

 

Chaque produit est défini par:

La désignation (DCI, ex. acide acétylsalicylique)

Le dosage (ex. 300 mg)

La forme (ex. comprimé)

Eventuellement la description d'une unité (ex. 1 unité sirop = 250ml ou 20 cuillères mesure, 1 unité pommade = 10 applications..). L'intérêt de cette description de l'unité est le calcul automatique du nombre d'unité à délivrer (écran Délivrance) en fonction de la prescription (ex. le médecin prescrit 2 cuillères mesure par jour de sirop pendant 15 jours. Le flacon de sirop contient 10 cuillères mesure. Il faut donc délivrer 3 flacons).

 

La désignation

Le dosage

La forme

Le fabricant

Le n° de lot

La date de péremption

Le nombre d'unités (si on gère une pharmacie de délivrance, le nombre d'unités est décomposé : stock général, stock de délivrance, total)

La provenance

[L'organisme de] prise en charge (fourniture, don de médicaments)

 

L'état de stock peut être imprimé ou exporté vers Excel.

 

Nota : si plusieurs entrées ont été saisies avec le même produit, fabricant, numéro de lot et date d'expiration, mais avec une provenance et/ou un organisme de prise en charge différents, alors une seule ligne est affichée. La provenance et l'organisme de prise en charge ne correspondent qu'à une des entrées.

 

Cliquer sur le bouton Saisir une entrée

Sélectionner le type de produit (médicaments courant/ARV/consommable/laboratoire)

Sélectionner le produit (libellé contenant la désignation, le dosage, la forme). Si le produit à rentrer est différent de celui listé ou n'existe pas dans la liste, voir ci-après.

Saisir le nombre d'unités.

Sélectionner la date de péremption. Champ requis.

Saisir le numéro de lot. Champ requis.

Sélectionner la provenance. Liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Pharmacie. Champ requis.

Sélectionner le fabricant. Liste paramétrable dans Paramètres > Listes, item Pharmacie. Champ requis pour les ARV et médicaments courants.

Sélectionner [l'organisme de] prise en charge. Liste paramétrable dans Paramètres > Listes.

Saisir une date. Par défaut la date du jour apparaît.

Cliquer sur le bouton Valider

 

Si le produit est différent ou n'existe pas dans la liste déroulante des produits (deuxième en partant du haut), vous pouvez soit modifier le produit existant, soit créer un nouveau produit.

Modifier le produit existant: sélectionner ce produit dans la liste, modifier les champs concernés dans la partie inférieure de l'écran, cliquer sur Modifier le produit.

Ajouter le produit: sélectionner les valeurs dans la partie inférieure de l'écran, cliquer sur Ajouter le produit.

Si des valeurs doivent être ajoutées dans les listes Désignation, dosage et forme, cliquer sur le bouton Ajouter une désignation.. ou reportez-vous à l'écran Paramètres > Listes, item Pharmacie.

 

Le stock saisi en Pharmacie apparaît dans l'écran Délivrance.

L'écran Analyse rend compte de l'état du stock et mentionne le cas échéant une alerte en fonction des quantités consommées et restantes.

 

N° de dépistage : numéro d'ordre automatique sur 5 chiffres

Nom, prénom : ces informations ne sont pas saisies en cas de dépistage anonyme

Age, sexe, situation matrimoniale, profession, nb de personnes à charge

Si la personne a déjà été testée : sérologie et type sérologique

Test 1 : date du prélèvement, sérologie et type sérologique, date de retrait

Test de confirmation : date du prélèvement, sérologie et type sérologique, date de retrait

 

Pour saisir un nouveau dépistage, cliquer sur le bouton Créer. Saisir les champs puis cliquer sur le bouton Valider.

Pour afficher un dépistage existant, saisir le numéro dans le champ Afficher n° et appuyer sur la touche [Entrée]. Les zéros avant le numéro n'ont pas besoin d'être saisis, on peut taper 23 pour 00023.

 

Dans la version 1.4, il n'y a pas de rapprochement entre la saisie d'arrivées pour dépistage dans Accueil, l'écran Dépistage, la sérologie saisie dans Dossier, et les sérologies effectuées dans Laboratoire.

Dans cette version, le rapport d'activité prend en compte les sérologies effectuées dans Laboratoire et non pas celles saisies dans Dépistage.

 

N° de dossier : numéro d'ordre automatique sur 4 chiffres

Nom, prénom

Date de naissance, âge : l'âge est calculé automatiquement, ou bien la date de naissance est calculée automatiquement si seul l'âge est connu.

Sexe

Père et mère : n° de dossier éventuel au centre (écran Dossiers), décédé ou pas

Situation sanitaire, scolarité/formation, difficultés : listes paramétrables (cf. Paramètres > Listes)

 

Pour afficher un dossier existant, saisir le numéro dans le champ Afficher n° et appuyer sur la touche [Entrée]. Les zéros avant le numéro n'ont pas besoin d'être saisis, on peut taper 23 pour 0023.

 

Date : par défaut celle du jour, modifiable

(type d') Activité : liste paramétrable (cf. Paramètres > Listes)

Commentaire : mémo de plusieurs lignes

Participants à l'activité : Liste des dossiers et des OEV participant à cette activité. On ajoute/supprime des numéros de dossiers à la liste, le nom et le prénom s'affichent pour information.

 

Pour ajouter les participants à l'activité, saisir le n° de dossier en bas de la liste des participants et cliquer sur le bouton Ajouter (les zéros avant le numéro n'ont pas besoin d'être saisis, on peut taper 23 pour 0023). En cas d'erreur, on peut supprimer le participant de la liste en cliquant sur le bouton Supprimer. Les OEV sont saisis dans la partie inférieure droite de l'écran, les dossiers sont saisis dans la partie inférieure gauche de l'écran.

Pour afficher une activité déjà saisie, chercher l'activité dans la liste triée par date et cliquer sur la ligne correspondante.

Critères d'affichage de la liste des activités (en haut de l'écran) :

La liste montre toutes les activités lorsque la case Afficher tout est cochée

Pour afficher seulement les activités auxquelles un bénéficiaire a participé : saisir le n° de dossier du bénéficiaire et appuyer sur [Entrée]. Si le n° de dossier concerne un OEV, cocher la case OEV.

L'écran Analyse propose des états de synthèse exploitant les données saisies.

 

 

Extraction des dossiers selon les critères suivants:

Traitement ARV, non ARV

[Organisme de] prise en charge [des frais médicaux]

Taux de CD4 (<50/<100/<150/<200/<350)

Stade OMS (1/2/3/4)

Enfants/adultes/femmes enceintes

Participe à un groupe de parole

Bénéficie d'une aide alimentaire

Ces critères sont facultatifs et cumulatifs. Ex. dossiers dont le taux de CD4 est inférieur à 150 ET qui ne sont pas sous ARV.

 

On sélectionne les champs (colonnes) que l'on souhaite afficher pour la sélection.

On peut rechercher un dossier à partir d'un groupe de lettres contenu dans le nom ou le prénom, par exemple en cas d'oubli du numéro de dossier.

 

 

L'utilisateur sélectionne la période de son choix.

 

Se reporter à la rubrique Annexe > Rapport d'activité pour le détail du contenu (plusieurs pages).

 

 

Liste des produits mentionnant:

La prescription sur les 6 derniers mois, c'est-à-dire les unités prescrites lors des consultations médicales. Le mois en cours n'est pas pris en compte car il est incomplet.

l'état du stock présent, en unités. Si on gère une pharmacie de délivrance, il s'agit du total stock général + stock de délivrance.

l'évaluation du stock en nombre de mois = stock restant / la prescription mensuelle la plus importante des 6 derniers mois.

mention d'alerte en gras si le nombre de mois de stock est inférieur à 6

 

Les états peuvent être imprimés et exportés vers Excel.

 

Le paramétrage de l'application est préparé dans la rubrique " Mise en place, maintenance > Préparer l'installation " et expliqué dans la rubrique " Mise en place, maintenance > Paramétrage ". Reportez-vous à ces rubriques si vous ne les avez pas lues.

 

La quasi totalité des listes déroulantes de l'application sont paramétrables : leurs valeurs par défaut peuvent être définies par l'utilisateur.

 

Dans la partie gauche, déroulez l'arborescence en double-cliquant sur les éléments. Les listes déroulantes apparaissent classées par écrans et onglets. Leur contenu est affiché dans la partie droite. Saisir librement le contenu et cliquer sur le bouton Valider. On peut également faire un copier/coller d'une liste provenant d'une autre source.

Il est possible d'ajouter des valeurs dans les listes au cours de l'utilisation du logiciel. Si on supprime une valeur déjà utilisée dans les données, le logiciel propose à l'utilisateur son remplacement par une valeur actuelle.

Nota : certaines listes apparaissent à plusieurs endroits, ex. profession dans Fiche et dans Social, mais leur contenu est identique.

 

Dans la partie gauche, on trouve la liste des utilisateurs. Saisir un libellé (en bas à gauche) et cliquer sur le bouton Ajouter pour ajouter un utilisateur dans la liste. On ne peut pas saisir directement dans la liste.

Les libellés des utilisateurs ne peuvent être ni modifiés ni supprimés. Par contre, il est possible d'ajouter des utilisateurs dans la liste au cours de l'utilisation du logiciel.

 

En cliquant sur un utilisateur dans la liste, on affiche dans la partie droite ses droits d'accès aux écrans. Chaque case à cocher correspond à un écran ou à un onglet d'un écran. Cocher les cases concernées pour donner des accès à l'utilisateur. Si un utilisateur n'a pas accès à tel écran, son accès sera grisé au niveau du menu.

Il faut qu'au moins un utilisateur ai accès à Paramètres et Utilisateurs, droits, pour pouvoir modifier les droits des autres utilisateurs.

Pour les utilisateurs médecins, saisir le nom du médecin qui apparaîtra sur l'ordonnance imprimée.

Comme nous l'avons vu dans la rubrique " Mise en place, maintenance > Paramétrage ", ces droits d'accès s'appliquent à chaque poste utilisateur en fonction du paramétrage du fichier Santia.inf du poste. Reportez-vous à cette rubrique en cas de doute.

Note : la case à cocher Pharmacie Listes désigne l'accès au bouton Ajouter une désignation, un dosage ou une forme de l'écran Pharmacie > Saisir une entrée.

 

Il s'agit des unités et valeurs normales de l'examen de biochimie. Ces données apparaissent dans l'écran Laboratoire, onglet Biochimie et sont imprimées sur le résultat d'examen.

 

Entête imprimée (titre) : ce libellé est imprimé en haut des ordonnances et des résultats biologiques. Ex : " Centre de Traitement Ambulatoire Boufoura"

(Sous-titre) : idem en plus petit, sous le libellé principal. Ex : "Conakry, Guinée "

Nombre de lits en HDJ : nombre de lits e hospitalisation de jours (utilisé dans le rapport d'activité pour un calcul de ratio d'occupation des lits)

Code de site : réservé à certains centres, nous consulter

English version : cocher cette case et relancer l'application pour l'afficher en anglais

Ancien n° dossier : permet la saisie d'un ancien numéro de dossier, en plus du numéro automatique sur 4 chiffres. On peut sélectionner un dossier par son ancien numéro.

Paiement accueil : permet la saisie d'un paiement des consultations et des examens dans l'écran Accueil.

Paiement délivrance : permet la saisie d'un paiement des médicaments dans l'écran Délivrance.

Ethnie : permet la saisie de l'ethnie dans le dossier, onglet Fiche.

Dépistage : permet d'afficher cet écran dans le menu général

OEV : idem

Communauté : id